Uma das coisas mais difíceis de organizar em um lar é a documentação. Contas pagas e a pagar, certidões, certificados, diplomas, resultados de exames. Nós até podemos colocar tudo em uma gaveta, uma caixa, ou num canto do armário. Mas quando precisamos de algum documento específico, geralmente este é o único que não conseguimos encontrar em meio a tantos outros.
Existem três coisas básicas que devemos ter antes de iniciarmos a organização de nossa papelada:
1.Tempo
Antes de iniciar qualquer organização, separe um tempo somente para isto. Não adianta você querer organizar seus documentos enquanto está preparando a janta. Mesmo que consigamos desempenhar duas tarefas ao mesmo tempo, a organização, principalmente de papéis, requer atenção e disponibilidade.
2.Disposição
Faça esta organização quando estiver com ânimo para isto. Se você não costuma arrumar os papéis de sua casa e decidiu fazer isto agora com uma documentação acumulada de meses e até anos, precisará de muita disposição e paciência. Se não está “no clima”, nem comece.
3.Pastas e Caixas Organizadoras
Pense em uma separação funcional para quando precisar localizar rapidamente algum documento. Por exemplo: contas de água, luz e telefone; exames do papai; exames da mamãe; despesas e documentos relacionados aos veículos; aluguel ou condomínio, e assim por diante.
Assim, você pode fazer uma estimativa de quantas pastas ou caixas vai precisar e comprá-las antecipadamente. O ideal é separar os documentos em pastas e colocar as pastas dentro de caixas. Tudo depende do espaço que você terá para armazenar. Caixas são úteis porque podem ficar à mostra, sobre armários, guarda-roupas, embaixo da cama ou em prateleiras projetadas especialmente para armazenar tais materiais.
Abaixo algumas opções de pastas e caixas, você pode escolher cores para diferenciar os tipos de documentos e também já servem como decoração.
Esta caixa contém pastas internas e é bem prática e discreta.
Já estas servem para dar um colorido ao ambiente.
As caixas organizadoras de plástico fechadas protegem o material.
Há também opções personalizadas, cheias de estilo, você pode escolher
a que mais combina com o seu lar.
Se você então já separou um tempo, está com disposição e comprou pastas e caixas necessárias, mãos à obra! Tenha em mãos um saco de lixo grande, será útil. Rasgue e jogue fora todos os comprovantes de pagamento que tenham mais de 5 anos. Também descarte extratos de banco e algumas correspondências, enviadas por rotina dos bancos e que não terão nenhuma utilidade futura. Os comprovantes de pagamento via cartões podem ser descartados após 1 ano (não as notas fiscais, estamos falando daqueles papeizinhos geralmente azuis que você recebe quando utiliza o cartão).
Se você possui comprovantes de depósito ou pagamento naquele papel emitido pelos caixas eletrônicos ou fax o ideal é tirar uma cópia antes de guardar. Isto porque os dados impressos se apagam com o passar do tempo e ficará difícil comprovar qualquer pagamento com um papel em branco.
Separe os documentos, se preferir ordenar por data, fica até mais fácil para localizar. Não é recomendável utilizar clips e grampos de metal, porque com o tempo eles enferrujam e podem estragar os documentos. Você pode manter uma pasta com os documentos do mês em mãos, sobre a escrivaninha ou no escritório, e separar os mais antigos em outras caixas.
Feito isto, ao final de cada mês basta colocar os papéis nos seus devidos lugares!
Abraços e até mais!
Quel Sieves
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